Differenza Tra Responsabile Dell'istruttoria E Responsabile Del Procedimento

Nel complesso e spesso intricato mondo della pubblica amministrazione italiana, due figure chiave emergono frequentemente: il Responsabile dell'Istruttoria e il Responsabile del Procedimento. Sebbene i loro ruoli possano talvolta sovrapporsi e creare confusione, è fondamentale comprenderne le distinte responsabilità e le rispettive funzioni. Questa analisi approfondita mira a chiarire le differenze tra queste due figure, evidenziando le loro competenze, responsabilità e il loro impatto sul processo amministrativo.

I. Definizione e Funzioni del Responsabile del Procedimento

Il Responsabile del Procedimento (RdP), figura introdotta dalla Legge 241/1990, rappresenta il fulcro del procedimento amministrativo. È il punto di riferimento per tutti i soggetti coinvolti, sia interni all'amministrazione che esterni, come i cittadini o le imprese. La sua nomina è obbligatoria per ogni procedimento e deve essere comunicata all'esterno. Il RdP ha un ruolo di garanzia, assicurando il rispetto dei principi di trasparenza, imparzialità, efficienza ed efficacia nell'azione amministrativa.

a. Responsabilità Chiave del RdP

Le responsabilità del RdP sono ampie e comprendono:

• Avvio del procedimento: Il RdP valuta la sussistenza dei presupposti per l'avvio del procedimento e ne dà impulso.
• Comunicazione dell'avvio del procedimento: Informa i soggetti interessati sull'avvio del procedimento, indicando l'oggetto, i tempi, le modalità e il proprio nominativo.
• Acquisizione di pareri e valutazioni: Richiede pareri obbligatori o facoltativi ad altri uffici o enti, necessari per la corretta definizione del procedimento.
• Valutazione di interessi: Valuta gli interessi pubblici e privati coinvolti nel procedimento, cercando un equilibrio tra le diverse posizioni.
• Proposta di provvedimento finale: Formula una proposta di provvedimento finale, basata sull'istruttoria svolta e sui pareri acquisiti.
• Adozione di misure cautelari: In caso di urgenza, può adottare misure cautelari per tutelare gli interessi in gioco.
• Comunicazione del provvedimento finale: Comunica il provvedimento finale ai soggetti interessati.

b. Poteri del RdP

Per svolgere efficacemente le sue funzioni, il RdP è dotato di specifici poteri, tra cui:

• Richiesta di documenti e informazioni: Può richiedere documenti e informazioni a qualsiasi soggetto, sia interno che esterno all'amministrazione.
• Accesso agli atti: Ha accesso a tutti gli atti del procedimento.
• Indizione di conferenze di servizi: Può indire conferenze di servizi per coordinare l'azione di diverse amministrazioni coinvolte nel procedimento.
• Proposta di semplificazione del procedimento: Può proporre misure per semplificare il procedimento e renderlo più efficiente.

II. Definizione e Funzioni del Responsabile dell'Istruttoria

Il Responsabile dell'Istruttoria (RdI), a differenza del RdP, non è espressamente previsto dalla legge 241/1990, ma è una figura che deriva dall'organizzazione interna dell'amministrazione. È la persona incaricata di svolgere le attività preparatorie necessarie per l'adozione del provvedimento finale. In pratica, è colui che materialmente raccoglie i documenti, effettua verifiche, predispone bozze di atti, e compila il fascicolo del procedimento.

a. Responsabilità Chiave del RdI

Le principali responsabilità del RdI includono:

• Raccolta della documentazione: Raccoglie e organizza tutta la documentazione relativa al procedimento.
• Verifiche e controlli: Effettua verifiche e controlli sulla documentazione presentata.
• Predisposizione di bozze di atti: Predispone bozze di atti, come pareri, autorizzazioni, concessioni.
• Compilazione del fascicolo del procedimento: Compila e mantiene aggiornato il fascicolo del procedimento.
• Redazione di relazioni istruttorie: Redige relazioni istruttorie che riassumono l'attività svolta e le conclusioni raggiunte.

b. Differenze Chiave tra RdP e RdI

La differenza fondamentale tra RdP e RdI risiede nel livello di responsabilità e di autonomia. Il RdP è il garante della corretta gestione del procedimento, mentre il RdI è il soggetto che svolge materialmente l'istruttoria, agendo sotto la direzione e la supervisione del RdP. Il RdP ha un ruolo di coordinamento, di valutazione e di decisione, mentre il RdI ha un ruolo prevalentemente operativo.

III. Sovrapposizioni e Complementarietà

In alcuni casi, la figura del RdP e del RdI possono coincidere, soprattutto nelle amministrazioni di piccole dimensioni o in procedimenti particolarmente semplici. In questi casi, il RdP svolge anche le funzioni di istruttoria. Tuttavia, è importante sottolineare che la distinzione tra i due ruoli è fondamentale per garantire la trasparenza e l'imparzialità del procedimento. Separare la fase di istruttoria dalla fase di decisione permette di evitare conflitti di interesse e di assicurare una valutazione più obiettiva dei fatti.

Anche quando le due figure sono distinte, il loro lavoro è strettamente complementare. Il RdI fornisce al RdP tutti gli elementi necessari per prendere una decisione informata, mentre il RdP fornisce al RdI le linee guida e le indicazioni necessarie per svolgere correttamente l'istruttoria. La collaborazione e la comunicazione tra RdP e RdI sono quindi essenziali per il buon esito del procedimento.

IV. Esempi Pratici e Dati Reali

Consideriamo un esempio pratico: il rilascio di un permesso di costruire. In questo caso, il RdP è il funzionario responsabile dell'ufficio tecnico del Comune. Riceve la domanda di permesso di costruire, verifica la sua completezza formale, comunica l'avvio del procedimento al richiedente e ad eventuali altri soggetti interessati (es. vicini di casa). Il RdI è il tecnico comunale incaricato di esaminare la documentazione progettuale, verificare la conformità del progetto alle norme urbanistiche, richiedere eventuali integrazioni o chiarimenti, e redigere una relazione istruttoria che conclude se il progetto è conforme o meno. Il RdP, sulla base della relazione istruttoria del RdI, dei pareri degli altri uffici coinvolti (es. ufficio ambiente, ufficio viabilità), e valutando gli interessi pubblici e privati in gioco, formula una proposta di provvedimento finale (rilascio o diniego del permesso di costruire) che viene poi sottoposta all'organo competente per l'adozione finale.

Un altro esempio può essere tratto dall'ambito delle procedure di gara d'appalto. Il RdP è il funzionario responsabile della procedura di gara. Determina le caratteristiche del bando, pubblica il bando, riceve le offerte, nomina la commissione giudicatrice, e comunica l'aggiudicazione. Il RdI, spesso un membro della commissione giudicatrice, esamina le offerte, verifica la sussistenza dei requisiti di partecipazione, valuta l'offerta tecnica ed economica, e redige una relazione di valutazione che conclude con una graduatoria delle offerte. Il RdP, sulla base della relazione di valutazione, verifica la congruità dell'offerta del primo classificato e procede all'aggiudicazione definitiva.

Non esistono dati ufficiali che quantifichino esattamente il numero di RdP e RdI presenti nelle pubbliche amministrazioni italiane. Tuttavia, è possibile stimare che il numero di RdP sia elevato, in quanto la nomina è obbligatoria per ogni procedimento amministrativo. Il numero di RdI varia a seconda dell'organizzazione interna dell'amministrazione e della complessità dei procedimenti.

V. Conclusioni e Call to Action

In conclusione, sebbene le figure del Responsabile del Procedimento e del Responsabile dell'Istruttoria possano apparire simili, è fondamentale comprendere le loro distinte responsabilità e funzioni all'interno dell'amministrazione pubblica. Il RdP è il garante della corretta gestione del procedimento, mentre il RdI svolge materialmente l'istruttoria. Una chiara distinzione dei ruoli e una stretta collaborazione tra le due figure sono essenziali per assicurare la trasparenza, l'imparzialità e l'efficienza dell'azione amministrativa.

Per i cittadini e le imprese che interagiscono con la pubblica amministrazione, è importante conoscere l'identità del RdP del procedimento che li riguarda. Questa informazione permette di avere un punto di riferimento chiaro e di esercitare i propri diritti in modo più efficace. Le amministrazioni pubbliche dovrebbero quindi impegnarsi a rendere facilmente accessibili le informazioni sui RdP e a promuovere la trasparenza e la semplificazione dei procedimenti amministrativi.

Infine, è auspicabile un continuo aggiornamento professionale dei funzionari pubblici che ricoprono il ruolo di RdP e RdI, al fine di garantire una sempre maggiore competenza e professionalità nello svolgimento delle loro funzioni.