Autorizzazione Al Trattamento Dei Dati Personali Curriculum
L'invio del curriculum vitae (CV) è un passo fondamentale nella ricerca di lavoro. Tuttavia, spesso ci si dimentica o si sottovaluta l'importanza della clausola di autorizzazione al trattamento dei dati personali. Questa autorizzazione, seppur apparentemente una formalità, è un elemento essenziale per permettere al datore di lavoro di gestire legalmente le informazioni contenute nel CV e valutare la candidatura.
Perché è necessaria l'autorizzazione al trattamento dei dati personali?
In Italia, la gestione dei dati personali è regolamentata dal Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), ovvero il Regolamento (UE) 2016/679, e dal Codice in materia di protezione dei dati personali (D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018). Queste normative impongono alle aziende di ottenere un consenso esplicito e informato per poter trattare i dati di un individuo. Senza questo consenso, l'azienda non può legalmente raccogliere, conservare, analizzare o condividere le informazioni contenute nel curriculum vitae.
Cosa significa "trattamento dei dati personali"? Significa qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
Un CV contiene una vasta gamma di dati personali, tra cui: nome, cognome, data di nascita, indirizzo, numero di telefono, e-mail, esperienze lavorative, titoli di studio, competenze linguistiche e informatiche, e talvolta anche informazioni più sensibili come l'appartenenza a categorie protette. Senza l'autorizzazione, l'azienda non può nemmeno semplicemente archiviare il CV.
Conseguenze della mancanza di autorizzazione
Se un'azienda tratta i dati personali di un candidato senza il suo consenso, viola la normativa sulla privacy e può incorrere in sanzioni amministrative pecuniarie molto elevate, previste dal GDPR. Inoltre, l'azienda potrebbe subire un danno reputazionale significativo. Il candidato, a sua volta, potrebbe rivalersi legalmente sull'azienda per il trattamento illecito dei suoi dati.
Come formulare correttamente l'autorizzazione
L'autorizzazione al trattamento dei dati personali deve essere chiara, specifica e inequivocabile. Non è sufficiente una formula generica e ambigua. È fondamentale che il candidato comprenda a cosa sta acconsentendo. Ecco alcuni elementi chiave da includere:
- Riferimento alla normativa vigente: Esplicitare il riferimento al GDPR (Regolamento UE 2016/679) e al D.Lgs. 196/2003 (come modificato dal D.Lgs. 101/2018).
- Identificazione del Titolare del trattamento: Indicare chiaramente il nome e i dati di contatto dell'azienda che riceverà il CV (il "Titolare del trattamento").
- Finalità del trattamento: Specificare in modo preciso per quali finalità i dati saranno trattati (es. selezione del personale, valutazione della candidatura, eventuale contatto per future opportunità lavorative).
- Modalità del trattamento: Descrivere brevemente come i dati saranno trattati (es. archiviazione su database, consultazione interna, ecc.).
- Diritti dell'interessato: Informare il candidato sui suoi diritti, come il diritto di accesso ai dati, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento, di opposizione al trattamento e di portabilità dei dati. È importante menzionare come il candidato può esercitare questi diritti (es. inviando una richiesta all'indirizzo e-mail del Titolare del trattamento).
- Periodo di conservazione dei dati: Indicare per quanto tempo i dati saranno conservati (es. per la durata della selezione, per un periodo massimo di X mesi/anni per future opportunità).
Esempio di formula di autorizzazione:
"Autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 (come modificato dal D.Lgs. 101/2018) per le finalità di selezione del personale e valutazione della mia candidatura da parte di [Nome Azienda], Titolare del trattamento. I dati saranno trattati con modalità manuali ed informatiche e conservati per un periodo massimo di [X mesi/anni]. Ho preso visione dell'informativa sulla privacy disponibile sul sito web [URL del sito web dell'azienda] e sono consapevole dei miei diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità dei dati, che potrò esercitare contattando [Indirizzo e-mail del Titolare del trattamento]."
Personalizzazione della formula: È sempre consigliabile adattare la formula di autorizzazione alle specifiche esigenze dell'azienda e alle informazioni contenute nell'informativa sulla privacy pubblicata sul sito web. Alcune aziende potrebbero richiedere un consenso specifico per l'utilizzo dei dati per finalità di marketing o per l'iscrizione a newsletter, in tal caso, è necessario prevedere una casella di spunta separata.
Dove inserire l'autorizzazione nel CV?
L'autorizzazione al trattamento dei dati personali va inserita alla fine del curriculum vitae, subito dopo l'ultima sezione (ad esempio, "Interessi" o "Referenze"). Può essere formattata come un breve paragrafo a sé stante.
L'importanza dell'informativa sulla privacy
L'autorizzazione al trattamento dei dati personali è strettamente legata all'informativa sulla privacy. L'informativa è un documento che il Titolare del trattamento (l'azienda) deve mettere a disposizione dei candidati e che contiene tutte le informazioni relative al trattamento dei dati personali, in modo dettagliato. L'informativa deve essere accessibile (es. pubblicata sul sito web dell'azienda) e comprensibile.
Prima di inviare il CV con l'autorizzazione al trattamento dei dati personali, è fondamentale leggere attentamente l'informativa sulla privacy per comprendere appieno come i propri dati saranno utilizzati e quali sono i propri diritti. L'esempio di formula riportato precedentemente infatti include una frase che indica di aver preso visione dell'informativa sulla privacy.
Esempi reali e dati
Sono numerosi i casi di aziende che hanno subito sanzioni per la violazione della normativa sulla privacy in relazione alla gestione dei CV. Ad esempio, nel 2020, il Garante per la protezione dei dati personali ha sanzionato un'azienda per aver conservato i CV dei candidati per un periodo eccessivamente lungo senza aver ottenuto un consenso specifico per tale conservazione. In un altro caso, un'azienda è stata sanzionata per aver utilizzato i dati contenuti nei CV per finalità diverse da quelle per cui era stato richiesto il consenso.
Secondo un sondaggio condotto da un'associazione di professionisti della privacy, circa il 70% dei CV ricevuti dalle aziende non contiene una corretta autorizzazione al trattamento dei dati personali. Questo dato evidenzia l'importanza di sensibilizzare i candidati e le aziende sull'importanza di rispettare la normativa sulla privacy.
Cosa fare se non si trova l'informativa?
Se un'azienda non mette a disposizione l'informativa sulla privacy, è consigliabile non inviare il CV. In alternativa, si può contattare l'azienda e richiedere l'informativa prima di fornire i propri dati personali. La trasparenza e la chiarezza nel trattamento dei dati sono un segno di professionalità e affidabilità da parte dell'azienda.
Conclusione
L'autorizzazione al trattamento dei dati personali è un elemento indispensabile del curriculum vitae, fondamentale per tutelare i diritti del candidato e garantire la conformità alla normativa sulla privacy. Non sottovalutare questo aspetto: dedica il tempo necessario per formulare correttamente l'autorizzazione, leggendo attentamente l'informativa sulla privacy fornita dall'azienda. Un CV completo e conforme alla legge dimostra professionalità e attenzione ai dettagli, elementi che possono fare la differenza nella selezione del personale.
Call to action: Prima di inviare il tuo prossimo CV, assicurati che contenga una formula di autorizzazione al trattamento dei dati personali corretta e aggiornata. Consulta l'informativa sulla privacy dell'azienda e verifica che i tuoi dati siano trattati in modo trasparente e sicuro.
